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Hootsuite als Planungstool für Social-Media Beiträge

- Wie ihr einfach und effizient eure Postings planen könnt
Eule mit Sprechblase und Social Media Kanälen Icons

Heute möchte ich euch das Social-Media Planungstool Hootsuite vorstellen. Vielleicht hat der eine oder andere bereits davon gehört, wenn nicht, dann wird es höchste Zeit, sich damit zu befassen. Das Tool hilft all denjenigen weiter, die regelmäßig Beiträge auf Social-Media Plattformen veröffentlichen. Dabei ist es egal, ob es auf Facebook, Instagram, Twitter oder LinkedIn gepostet wird – mit Hootsuite lassen sich Beiträge auf verschiedenen Plattformen planen und veröffentlichen.

Aber gehen wir Schritt für Schritt vor. Zunächst einmal ein paar Daten und Fakten zu Hootsuite:

Was ist Hootsuite?

Hootsuite wurde 2008 von Ryan Holmes in Vancouver, Kanada ins Leben gerufen. Holmes arbeitete zu dieser Zeit in einer Online-Marketing Agentur und stand vor dem Problem, mehrere Beiträge für verschiedene Social-Media Netzwerke planen zu wollen, aber kein Tool dafür zu finden. So kam er mit seinen Kollegen auf die Idee, selber eine Plattform zu entwickeln, mit der sich die Social-Media Arbeit managen lässt.

Inzwischen ist Hootsuite eines der erfolgreichsten Social-Media Management Tools, die genutzt werden. Weltweit nutzen mehr als 10 Millionen User die Plattform. Entsprechend groß ist die Expansion von Hootsuite in viele verschiedene Standorte auf der ganzen Welt.

Was gibt es für Zugänge und was kostet der Spaß?

Ihr könnt euch bei Hootsuite sowohl als Privatperson, als auch als Unternehmen anmelden. Es gibt einen kostenlosen Probe Account, der aber in seinen Funktionen limitiert ist. Dieser Account ist aber super, um erst einmal „reinzuschnuppern“, ob Hootsuite etwas für euch ist.

Was bietet der Free-Account?

Wenn ihr euch den Free-Account holt, könnt ihr dort 3 Social-Media Profile anlegen und verwalten. Zudem könnt ihr, wie die anderen Tarife auch, Nachrichten planen und habt einen eingeschränkten Zugriff auf Analyse-Berichte und Funktionen.

Pro-Account & Business-Account

Der Pro- und Business Account ist vor allem für Agenturen oder Firmen interessant, die mehrere Social-Media-Kanäle (z.B. Facebook, Instagram und Twitter) und mehrere Profile verwalten. Wir als Online-Marketing Agentur nutzen den Pro-Account, mit dem wir verschiedene Facebook Profile von verschiedenen Kunden verwalten können. Im Pro-Account ist es möglich, 50 Social-Media Profile anzulegen und zu verwalten, man hat erweiterte Analyse-Funktionen der Profile und kann den sogenannten „Bulk-Composer“ nutzen, mit dem ihr eure Postings per Massenplanung ganz einfach und ohne großen Aufwand vorbereiten könnt. Zudem können 9 weitere Benutzer eurem „Team“ beitreten und erhalten so ebenfalls Zugriff auf die angelegten Profile und Plattformen. Den Pro-Account könnt ihr 30 Tage lang umsonst testen, danach kostet er 7,19 € pro Monat.

Der Business-Account ist logischerweise noch einmal eine Steigerung des Pro-Accounts. Hier gibt es weitere Features wie Echtzeit-Analytics, Publishing-Freigaben für die Mitnutzer der Plattform, einen priorisierten Support, der rund um die Uhr und 7 Tage die Woche zur Verfügung steht, Social-Media Kampagnenvorlagen und eine Social-Media Zertifizierung.

Beim Business-Account wird der Zugang individuell und auf das Unternehmen abgestimmt, sodass es vorab keinen festen Preis gibt, der genannt werden kann. Hier muss man als interessiertes Unternehmen eine Anfrage an Hootsuite schicken, diese melden sich zurück und vereinbaren die genauen Details des Accounts und den Preis mit euch.

Was genau kann man nun mit Hootsuite machen?

So weit, so gut. Nun komme ich zum wohl spannendsten Teil des Artikels: Was könnt ihr mit Hootsuite machen und inwiefern erleichtert das eure Social-Media Arbeit enorm?

Ich schreibe nun natürlich alles aus der Sicht des Pro-Accounts, mit dem ich arbeite. Zu den Features des Business-Accounts, kann ich nichts sagen.

1. Planen von Beiträgen

Wenn ihr regelmäßig Beiträge auf Facebook postet, kennt ihr vielleicht die dortige Planungsfunktion von Postings. Mit diesen könnt ihr eure Postings vorausplanen und datieren und vermeidet so, dass ihr jedes Mal an genau dem Tag, an dem der Beitrag veröffentlicht werden soll, an euren Laptop oder euer Smartphone rennen müsst. Zudem vermeidet ihr auch, euch einen Wecker oder eine Erinnerungsfunktion für diese Postings zu stellen.

Hootsuite ist im Prinzip ähnlich, geht aber noch viele Schritte weiter. In Hootsuite könnt ihr eure Beiträge nicht nur für Facebook, sondern auch für Instagram, Twitter, YouTube, Google + und LinkedIn planen. Ohne dass ihr dafür auf die jeweilige Plattform wechseln müsst (außer bei Instagram, aber dazu komme ich noch).

Streams anlegen

Im ersten Schritt legt ihr euch eure Streams an. In diesen könnt ihr dann das jeweilige Soziale Netzwerk aussuchen (z.B. Facebook) mit dem jeweiligen Profil (z.B. eure Unternehmensseite). Hier habt ihr dann noch die Möglichkeit auszuwählen, was euch alles angezeigt werden soll. Ihr könnt euch z.B. eure Chronik, euren Versandplan (für die Beiträge, die ihr plant), eure Nachrichten etc. anzeigen lassen. Das sieht dann z.B. so aus:

Wie ihr seht, haben wir hier drei verschiedene Social-Media Plattformen von uns integriert (Facebook, Twitter und Instagram) und jeweils unsere Beiträge und den Versandplan daneben eingefügt. Dies bietet uns eine gute Übersicht über unsere bereits geposteten und die noch geplanten Beiträge.

In der oberen Leiste könntet ihr dann verschiedene Netzwerke anlegen (wenn ihr z.B. mehrere Profile außer eurem eigenen verwaltet, so wie wir). Wie das aussieht, seht ihr im nächsten Screenshot (aus Datenschutzgründen sind die Netzwerke unserer Kunden natürlich geschwärzt; Aber ihr könnt erkennen, wo die Netzwerke normalerweise angezeigt werden):

Wenn ihr eure Profile und Netzwerke ausgesucht habt, könnt ihr eure Beiträge planen.

Einzelne Beiträge planen

Wenn ihr nur einzelne Beiträge planen wollt, habt ihr oben ein Feld, in dem ihr ganz schnell und einfach den Text für den Beitrag reinkopiert, das Datum setzt, das jeweilige Netzwerk auswählt und dann auf „Jetzt senden klickt“. Falls sich kein automatisches Bild generiert, könnt ihr hier auch manuell ein Bild auswählen. Das sieht dann so aus:

Massenpostings planen

Nun gibt es für die Pro-Account Besitzer aber noch eine leichtere Art und Weise, Beiträge zu planen. Vor allem dann, wenn bereits ein fertiger Redaktionsplan steht, mit Text, Datum und Link, und dieser schnell und einfach übertragen werden soll, bietet sich der Bulk Composer an. Mit diesem könnt ihr Massenpostings auf einmal planen.

Der Bulk Composer ist unter >Publisher>Bulk Composer zu finden und befindet sich derzeit noch in der BETA Phase. Hier müsst ihr lediglich euren fertigen Redaktionsplan im CSV-Format hochladen und euer Netzwerk, in dem die Beiträge gepostet werden sollen, auswählen. Wir nutzen für unsere Redaktionspläne Google drive, und die Google drive Tabelle im CSV Format eignet sich wunderbar für den Bulk Composer (unserer Erfahrung nach besser, als eine Excel Tabelle).

Wichtig ist dabei, dass ihr die Tabelle in dem Stil „Datum & Uhrzeit, Postingtext und Link“ gestaltet (siehe Screenshot). Wenn ihr dann die Tabelle hochladet, zieht sich der Composer automatisch die Beiträge inklusive Datum und Uhrzeit. Wenn ihr noch Bilder manuell einfügen wollt, könnt ihr dies hier ebenfalls tun. Anschließend klickt ihr auf „Next: Review Messages“ und eure Beiträge werden euch alle aufgelistet angezeigt. Wenn alles soweit in Ordnung ist und keine Korrekturen mehr nötig sind, klickt ihr auf „Planen“. Euer Redaktionsplan wird dann automatisch übertragen und wird euch in eurem Stream angezeigt. Ihr müsst nichts weiter tun.

Glücklicherweise zeigt der Bulk Composer an, wenn es Fehler oder Probleme gibt. Hier im Beispiel sagt er uns, dass kein Postingdatum gesetzt wurde. Wenn ein Bild fehlt, gibt er ebenfalls eine Fehlermeldung aus. So vermeidet ihr, auf die schnelle Fehler zu machen.

Die Instagram- Ausnahme

Ich hatte ja bereits angedeutet, dass man bei keinem der sozialen Netzwerke auf die tatsächliche Plattform wechseln muss, um seine Beiträge zu veröffentlichen. Instagram stellt leider eine kleine Ausnahme dar. Wenn ihr einen Beitrag für Instagram in Hootsuite plant, solltet ihr euch die Hootsuite App fürs Smartphone dazu besorgen (kostenlos). Denn euer Beitrag kann von Hootsuite nicht automatisch auf dem Instagram Account gepostet werden, es benötigt einen kleinen Zwischenschritt, in dem ihr manuell den Beitrag in Instagram öffnen und quasi freigeben müsst. Das ist etwas umständlich, aber es geht eigentlich ganz schnell.

Wenn ihr die Hootsuite App besitzt, dann zeigt euch die App dort in den Benachrichtigungen an, dass gleich ein Beitrag auf Instagram geplant ist. Das könnt ihr euch auch als Push-Benachrichtigung einstellen, damit ihr es nicht vergesst. Wenn ihr dann in der App auf den Beitrag klickt, könnt ihr unten auf „Jetzt in Instagram veröffentlichen“ drücken. Anschießend öffnet sich eure Instagram App automatisch, und auch das Bild, welches geplant wurde, wird automatisch angezeigt. Wichtig ist, dass ihr vorher auch mit dem Profil in Instagram eingeloggt seid, auf dem gleich der Beitrag gepostet werden soll. Das müsst ihr sonst vorher noch schnell ändern.

Der Postingtext, den ihr vorher geplant habt, wurde in eure Zwischenablage automatisch kopiert, sodass ihr hier nur noch auf Einfügen/Paste in eurem Smartphone drücken müsst, und der Text erscheint in dem Instagram Textfeld. Nun nur noch auf veröffentlichen drücken und euer Beitrag ist online.

Zugegeben, es wäre einfacher und schöner, wenn der Beitrag wie alle anderen auch direkt von Hootsuite gepostet werden würde. Aber scheinbar ist das bisher nicht machbar.

2. Analyse der Beiträge

Wo Beiträge geplant und verwaltet werden, muss natürlich auch untersucht werden, wie die Interaktionen mit den Beiträgen sind. Wurden die Beiträge geteilt, geliked oder gibt es Kommentare? Gibt es neue Fans auf der Profilseite?

Hootsuite Analytics spielt die verschiedensten Daten zu den jeweiligen sozialen Netzwerken aus. Je nach ausgewähltem Datum könnt ihr euch anzeigen lassen, wie die Beitrags-, Fan-, Engagement- und Traffic-Statistik für euer jeweiliges Netzwerk in diesem Zeitraum war. Diese Übersicht könnt ihr euch per PDF herunterladen oder euch monatlich von Hootsuite automatisch zusenden lassen.

3. In Teams arbeiten

Wenn mehrere Kollegen von euch oder sogar Kunden ebenfalls Zugriff auf euer Hootsuite Team haben, dann habt ihr die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und Freigaben anzufordern. Dies hilft euch bei eurer Planung und Strukturierung der Aufgaben weiter und ihr vermeidet, dass jemand sich Aufgaben widmet, die gar nicht für ihn angedacht waren.

Genauso sind Freigaben von Kunden häufig wichtig. Wenn ihr diesen direkt konkrete Freigabenanfragen zusendet, werden sie sofort daran erinnert und ihr müsst nicht mehrfach per Mail o.ä. nachfragen. Die Teamarbeit mit diesem Tool klappt hervorragend.

4. Kampagnen einrichten

Seit kurzer Zeit gibt es auf Hootsuite außerdem die Möglichkeit, Kampagnen zu planen. Wir haben es selber noch nicht verwendet, aber ihr könnt damit durchaus relevante Inhalte für eure Follower erzeugen. Ihr könnt damit zum Beispiel Gewinnspiele, Foto oder Video-Wettbewerbe und Sign-Up Seiten für Newsletter erstellen. Wenn man sich ein wenig durchklickt, funktioniert das alles sehr einfach und intuitiv.

Ich habe testweise auf die Schnelle ein Gewinnspiel erstellt (siehe Screenshot). Dieses kann man dann noch weiter editieren und verschönern und anschließend auf Facebook posten. Es besteht aber auch die Möglichkeit, ein Gewinnspiel für die Webseite zu erstellen. Oder für Facebook und die Webseite zusammen.

Vorlage für ein Gewinnspiel

Mein schnell entworfenes Test-Gewinnspiel

Fazit: Viele Möglichkeiten – ein Programm

Mit Hootsuite habt ihr viele Möglichkeiten, Beiträge zu verwalten, zu planen und zu analysieren. Uns hat das Programm für unsere monatlichen Redaktionspläne sehr weitergeholfen, da wir nun eine super Übersicht über die Kunden und deren geplanten Beiträge erhalten, die uns vorher einfach fehlte.

In Facebook lassen sich zwar auch Beiträge planen, doch die Übersicht der verschiedenen Profile lässt doch zu Wünschen übrig. Zudem können wir hier nicht gleichzeitig auch auf Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn oder Google + posten. Hootsuite nimmt euch hier eine Menge ab. Vor allem der Bulk Composer ist eine super Sache, wenn man einen fertigen Redaktionsplan hat und nur noch auf Upload klicken muss.

Hootsuite bietet zudem viele weitere Features an, mit denen ich mich noch gar nicht beschäftigt habe, aber die man sich als Unternehmen oder Agentur, die viel Sozial-Media Arbeit betreiben, definitiv mal genauer anschauen sollte. Außerdem bietet Hootsuite regelmäßig Webinare zu den verschiedensten Themen in Sachen Content, Sozial-Media und Unternehmenserfolg an und hilft mit Schulungen, dass Unternehmen noch effizienter mit ihrem Tool arbeiten.

Wir können Hootsuite klar jedem empfehlen, der regelmäßig Beiträge für verschiedene Kanäle oder Profile planen muss! In diesem Sinne: Happy planning!

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