Regel Nr.1: Ihr benötigt ein konkretes Ziel
Viele Unternehmer interessieren sich für BI und wollen es auch nutzen. Der Vorsatz alleine reicht aber noch nicht aus, denn BI alleine sorgt nicht für mehr Umsatz. Ihr müsst ein genaues Ziel definieren, wie die BI-Lösung für euer Unternehmen aussehen soll.
Ein Softwareunternehmer hat ein anderes Ziel als ein Betreiber eines Onlineshops für Bekleidung. Setzt euch alleine oder mit euren Mitarbeitern an einen Tisch und erörtert, was nach der Fertigstellung besser funktionieren soll. Bei welchen Problemen soll euch BI helfen? Es gibt dafür keine allgemeine Lösung. Jeder Unternehmer muss diese Fragen für sich stellen und auch beantworten. Wenn ihr euer Ziel kennt, dann ist der Weg kein Problem.
Regel Nr.2: Realistische Erwartungen
Der zweite Punkt hängt eng mit dem ersten zusammen. Nachdem ihr die Ziele konkret formuliert habt, geht es darum, die Erwartungen zu klären. Das BI-System kann sicherlich einige Probleme der Firma lösen, aber bestimmt nicht alle. Klärt zusammen mit den Mitarbeitern, was ihr vom System erwartet und was es nicht leisten kann. Seid auch hier möglichst konkret. Einfach zu sagen „ich erwarte mir mehr Umsatz“ ist wenig hilfreich. „Ich möchte 10 Prozent mehr Umsatz“ ist eine Erwartung, die sich durchaus realisieren lässt. Vor allem bei größeren Firmen kommt es auf die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen an. Jeder Fachbereichsleiter sieht sein Aufgabengebiet als sehr wichtig an und hat entsprechende Erwartungen an das BI-System. Euch als Unternehmensleiter muss es aber um das Gesamtkonzept gehen.
Einen gemeinsamen Konsens könnt ihr nur erreichen, wenn sich alle Verantwortlichen an einen Tisch setzen. Erarbeitet am besten in einem oder mehreren Workshops Erwartungen und konkretisiert diese. Wichtig ist dabei die Frage, ob sich die formulierten Ziele überhaupt realisieren lassen. Manchmal reichen die Daten nicht aus, um eine Auswertung in der gewünschten Qualität zu erreichen. Danach tragt ihr alle Ideen zusammen und erarbeitet ein gemeinsames Konzept. Dabei darf keine Abteilung bevorzugt oder benachteiligt werden. Aufgrund der Ergebnisse erstellt der BI-Dienstleister einen ersten Projektplan.
Mit diesem sollten alle Abteilungen einverstanden sein und diesen auch unterschreiben. Nützlich ist es, für das Projekt einen Projektleiter zu benennen. Dieser ist verantwortlich für den Fluss der Information im Unternehmen und für Planänderungen. Kein Plan ist anfangs so perfekt, dass sich nicht im Laufe des Projekts eine Notwendigkeit ergibt, diesen anzupassen. Der Projektleiter ist für diese Veränderungen im Plan verantwortlich, spricht sie mit den anderen Abteilungen durch und koordiniert diese.
Regel Nr.3: Definiert die Begriffe
Die Performance eines Unternehmens lässt sich an bestimmten Kennzahlen festmachen. Leider ist es häufig so, dass jede Abteilung andere Kennzahlen benutzt. Falls das in eurem Unternehmen auch der Fall sein sollte, werdet ihr feststellen, dass sich Ziele und Erwartungen schwer kontrollieren lassen. Die Probleme zeigen sich schon bei Konferenzen unterschiedlicher Fachabteilungen. Die eine Abteilung kann mit den Ergebnissen einer anderen wenig anfangen. Schließlich diskutieren die Mitarbeiter die Richtigkeit von Zahlen und nicht mehr die Ergebnisse. BI führt nur dann zum Erfolg, wenn jede Abteilung die gleichen Kenngrößen verwendet.
Erst dann können die Zahlen von allen Abteilungen interpretiert und daraus konkrete Handlungen abgeleitet werden. Begriffe, die unbedingt geklärt werden müssen sind Umsatz, Neukunde und Retourenquote. Beim Umsatz gibt es den Netto-, Brutto-, Liefer-, und Retourenumatz. Die Retourenquote kann historisch oder kalendarisch aufgefasst werden. Nachdem das Projektteam die relevanten Begriffe definiert hat, müssen diese im Unternehmen kommuniziert werden. Achtet darauf, diese Begriffe möglichst einfach und klar zu definieren, denn dann kann der BI-Dienstleister die gestellten Anforderungen erfüllen. Wenn eine Kennzahl definiert wurde, sind alle anderen Begriffsbestimmungen tabu und dürfen nicht mehr verwendet werden.
Regel Nr.4: Die Qualität der Daten ist entscheidend
Die Auswertung der Daten am Computer ist einfach und bequem. Macht aber nicht den Fehler, dass ihr den Farben in eurem Dashboard mehr Aufmerksamkeit schenkt, als der Qualität der Zahlen. Manche Dashboards arbeiten mit sämtlichen denkbaren Farben, Balken und Linien. Immer wieder entstehen neue Arten von Diagrammen. Das hat durchaus seine Berechtigung und trägt manchmal auch zu einer größeren Übersicht bei. Zunächst muss aber die Datenqualität stimmen, erst dann erfolgt die Darstellung der Zahlen. Selbst wenn die Qualität der Daten in Ordnung zu sein scheint, muss diese ständig überwacht werden.
Ein gutes BI-System verfügt über ein Dashboard, über das der Anwender jederzeit den aktuellen Stand abrufen kann. Sollte ein Problem auftreten, müsst ihr dann nur noch den verantwortlichen Mitarbeiter finden und ihn auffordern, seine Daten nachzubessern. Ein Beispiel soll kurz erläutern, wie die Datenqualität die Kennzahlen verändern kann: Ein Unternehmen verkauft verschiedene Sorten Limonaden. Die verkaufte Menge messen die Mitarbeiter in Litern. Nun taucht bei einer neuen Sorte plötzlich die falsche Einheit Millimeter auf. Natürlich geht der „Verkauf“ sofort steil nach oben. Ein gutes BI-System erkennt den Fehler und der Mitarbeiter muss ein paar Überstunden machen und den Fehler korrigieren.
Regel Nr.5: Kleine Schritte bringen euch manchmal schneller voran
Ihr habt euch für einen bestimmten BI-Dienstleister entschieden, das BI-Team ist zusammengestellt, nun kann es losgehen. Vielleicht gehört ihr auch zu den Unternehmern, die eine Arbeit so schnell als möglich erledigen wollen. Bei BI-Projekten führen oft wohlüberlegte, kleinere Schritte schneller zum Ziel. Definiert für euch zunächst, in welcher Abfolge ihr eure Ziele am besten erreichen könnt. Manche Punkte sind effektiver als andere. Mit diesen solltet ihr beginnen. Somit ist euer System schnell einsatzbereit und erzielt die ersten Erfolge. Nun sind eure Mitarbeiter und ihr von dem System überzeugt und könnt die nächsten Punkte in Angriff nehmen.
